Collecter des Data c’est bien, savoir l’utiliser c’est mieux

Oct 28, 2021 | Data

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Selon certaines statistiques, environ 40% des entreprises ne parviennent pas à utiliser efficacement leurs données. Ces chiffres prouvent clairement que les entreprises courent beaucoup plus derrière la collecte et le stockage des données plutôt que derrière leurs exploitations. Pourtant, il suffit juste d’user de quelques astuces afin de jouir pleinement des avantages des données collectées.
Dans cet article, nous vous donnons de petites astuces qui vous permettront de mieux exploiter vos données.

Visuel Sensibiliser le personnel sur la gestion des données

La sensibilisation du personnel sur l’exploitation des données est la première étape quand on veut bien exploiter les données. En effet, la promulgation du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) valable pour les pays de l’union européenne, impose aux dirigeants de mieux gérer les données et surtout que cette gestion soit une affaire collective. Le DPO (Data Protection Officer ou Délégué de la Protection des Données) est chargé de la vulgarisation des bonnes pratiques et un atout majeur pour la gestion des données.

Pour que les employés commencent par bien utiliser la data, il est nécessaire qu’ils soient au préalable formés sur le traitement de l’information. Après la formation, chaque employé pourra se rappeler qu’il faut se poser certaines questions. Entre autres : est-ce que j’ai bien sécurisé ma base de contact ? Est-ce que j’ai besoin de toutes ces informations présentes sur le formulaire ? Comment dois- je traiter les données entrantes ?

Mettre en place une stratégie de smart data

Visuel Mettre en place une stratégie de smart data

Les entreprises collectent chaque année de gros volumes de données à travers diverses sources. Afin de bien gérer ces flux, il est nécessaire de mettre en place une stratégie de gestion des données qui s’adapte à l’ensemble des fonctions. Pour tirer un maximum de profit des données collectées, il est nécessaire de les actualiser et surtout de les rendre accessibles aux collaborateurs.

Une bonne gestion des données, c’est aussi pouvoir déterminer clairement les données dont on a besoin. Bien entendu, en fonction que vous évoluez en B to B ou en B to C, les données à collecter ne sont pas identiques. Dans tous les cas, collectez ce dont vous avez juste besoin. Les résultats d’une enquête de Sparklane montrent que pour environ 77% des commerciaux, avoir des données actualisées d’un prospect permet de renforcer leurs discours.

Définir un processus de traitement et d’analyse en interne

Visuel Définir un processus de traitement et d’analyse en interne

Cette mission est en réalité un peu complexe, mais pas impossible. Quel que soit le dispositif que vous mettez en place, perdre ou avoir des données erronées sont des évènements qui surviennent souvent. Il est donc conseillé de déléguer de façon claire et précise les tâches. Après avoir identifié les acteurs qui interviendront sur chacune des données, pensez à déléguer le traitement à une personne ayant les compétences nécessaires. Pour finir, pensez à automatiser l’actualisation de vos données.
Le RGPD exige que chaque entreprise schématise la gestion des données personnelles. Pour cette raison, n’hésitez pas à vous appuyer sur des logiciels en ligne tels que Lucidchart que vous pouvez associer à un classeur Excel. Pour l’analyse de risque des données collectées, PIA (Privacy Impact Assessment) est un outil très complet et gratuit mis en ligne par la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés).

Utilisez des outils adaptés à vos besoins

Visuel Utilisez des outils adaptés à vos besoins

Afin de permettre une gestion rapide et efficace de vos données, vous devez utiliser des outils adaptés aux volumes d’informations que vous avez. Privilégiez l’usage des CRM (Customer Relationship Management) afin de faciliter les échanges entre vos différentes équipes. Vous avez également la possibilité d’utiliser des outils comme Onedrive, Trello, Slack, Google Drive qui sont des outils qui permettent le partage des ressources.

Faire le bilan des données de l’entreprise

Visuel Faire le bilan des données de l’entreprise

Si vous respectez les 4 points énumérés ci-dessus, il faudra de temps en temps penser à faire un bilan. Ce bilan peut se faire 2 à 3 fois en une année afin de vous permettre d’avoir une idée de la santé de la data dans votre entreprise. Il est préférable de choisir quelqu’un au sein de l’entreprise afin qu’il se charge de faire le reporting. N’oubliez pas qu’il faut environ 160 h pour un reporting dans une Petite ou Moyenne Entreprise (PME)

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